কোটেশন পাঠালেন, ক্লায়েন্ট আর উত্তর দিলেন না, এক সপ্তাহ পর জানলেন ইমেইলটা তাদের স্প্যাম ফোল্ডারে পড়ে ছিল। অনেক সময় সমস্যাটা আপনার লেখায় নয়, বরং ডোমেইনের কিছু সেটিং না থাকায়। জিমেইল, আউটলুকের মতো সার্ভিসগুলো তিনটি রেকর্ড দেখে ঠিক করে, ইমেইলটা সত্যিই আপনার কাছ থেকে এসেছে কিনা।
SPF: কে পাঠাতে পারবে
SPF হলো একটা ডিএনএস রেকর্ড, যেখানে লেখা থাকে কোন কোন সার্ভার আপনার ডোমেইনের হয়ে ইমেইল পাঠাতে পারবে — যেমন আপনার ইমেইল সার্ভিস, আর ওয়েবসাইটের কনট্যাক্ট ফর্ম যে সার্ভিস দিয়ে মেইল পাঠায়। তালিকার বাইরের কোনো সার্ভার থেকে মেইল এলে সেটা সন্দেহজনক দেখায়।
DKIM: প্রতিটি ইমেইলে স্বাক্ষর
DKIM প্রতিটি ইমেইলে একটা ডিজিটাল স্বাক্ষর যোগ করে। যে সার্ভার ইমেইলটা পায়, সে আপনার ডিএনএসে রাখা পাবলিক কি দিয়ে স্বাক্ষরটা মিলিয়ে দেখে। মিলে গেলে বোঝা যায়, পথে ইমেইলটা বদলানো হয়নি আর সেটা সত্যিই আপনার ডোমেইন থেকে এসেছে।
DMARC: যাচাইয়ে ব্যর্থ হলে কী হবে
SPF বা DKIM-এ ব্যর্থ হওয়া মেইল নিয়ে কী করতে হবে — ইনবক্সে দেবে, স্প্যামে পাঠাবে নাকি ফিরিয়ে দেবে — DMARC সেটা বলে দেয়। এটা আপনাকে রিপোর্টও পাঠাতে পারে, যাতে দেখতে পান আপনার নামে কারা ইমেইল পাঠাচ্ছে। শুরুতে শুধু নজর রাখার নিয়ম দিন, রিপোর্ট দেখুন, তারপর ধীরে ধীরে কড়া করুন।
দুই মিনিটে নিজেরটা যাচাই করুন
- আপনার বিজনেস ইমেইল থেকে একটা জিমেইল অ্যাকাউন্টে মেইল পাঠান।
- জিমেইলে মেইলটা খুলে তিন-ডট মেনু থেকে "Show original" বেছে নিন।
- ওপরের দিকে SPF, DKIM আর DMARC দেখুন। প্রতিটির পাশে PASS লেখা থাকা উচিত।
কোনোটা FAIL দেখালে বা একেবারেই না থাকলে, প্রথমে সেটাই ঠিক করতে হবে।
আরও কিছু সাধারণ কারণ
- ওয়েবসাইটের ফর্ম সরাসরি শেয়ার্ড হোস্টিং সার্ভার থেকে মেইল পাঠায়, যার সুনাম খারাপ থাকতে পারে। এর বদলে একটা ভালো ইমেইল সেন্ডিং সার্ভিস ব্যবহার করুন।
- একাধিক সার্ভিস আপনার ডোমেইনের হয়ে মেইল পাঠায়, কিন্তু SPF-এ আছে তার কয়েকটা মাত্র।
- পুরোনো বা কেনা ইমেইল তালিকায় মেইল পাঠানো, যাতে অভিযোগ আর বাউন্স বাড়ে।
সেটআপ জানা থাকলে এই রেকর্ডগুলো যোগ করতে কয়েক মিনিট লাগে, আর সাধারণত এক দিনের মধ্যেই ফল দেখা যায়। ব্যবসার জন্য এটা সবচেয়ে কম খরচের উন্নতিগুলোর একটা।